Подготовка отчета о выполнении хода проекта — обычная работа для руководителя проекта (РП). Но начинающий РП не всегда понимает: как правильно составить отчет и как его использовать на практике. Цели моей заметки — донести преимущества регулярной отчетности, описать критерии «хорошего» отчета о статусе проекта, а также поделиться примерами отчетов и их шаблонов.
Кому и для чего нужен отчет о состоянии проекта?
Во-первых, что бы там ни говорили, но подготовка отчета побуждает руководителя к регулярной оценке своего проекта и себя как его «рулевого». Если в отчете в разделе «Полученные результаты» или «Новости по проекту» написать нечего, то, согласитесь, любой ответственный менеджер почувствует себя несколько неуютно.
Во-вторых, правильно составленный отчет помогает менеджеру проекта в управлении своей командой и Заказчиком (об этом ниже). Как минимум, отчет сообщает Заказчику и команде проекта, что проект «живет», в нем ведется работа и заняты конкретные сотрудники.
Заказчик проекта
Для Заказчика отчет — это способ быть в курсе проекта, не погружаясь в детали. Читать переписку, протоколы или документацию по проекту мои Заказчики не всегда хотят. Однако, все они с желанием читают краткую информацию по проекту.
Член команды проекта
Каждый участник проекта получает из отчета две вещи: что происходит вне его области задач (в других группах, например) и какие задачи стоят перед ним на следующий период. Общий статус проекта также полезен, если мотивация его участников является коллективной и связана с общим сроком завершения проекта.
Сотрудники компании
Несмотря на то, что эта группа может и не принимать участие в проекте напрямую, часто бывает так, что в ней бывают «скрытые стейкхолдеры». Например, проект предусматривает ребрендинг одной из компаний и последующую смену спецодежды сотрудников. Директор по персоналу не входит в рабочую группу проекта, однако хочет знать, с какого квартала нужно заложить в бюджет смену рабочей одежды.
Что такое «хороший» отчет?
Хороший отчет должен отражать:
Какие еще разделы могут быть в отчете?
Список может быть большим, выбирайте то, что вам потребуется.
Еще несколько правил хорошего отчета
Пример отчета о состоянии проекта, а также несколько шаблонов во вложении.
Отчет о статусе проекта (пример 1)
Отчет о статусе проекта (пример 2)
Закончил программу MBA при Российской экономической академии им. Плеханова. Дипломная работа – “Внедрение корпоративной системы проектного управления в территориально распределенном Холдинге”.
Внедряю ERP для заказчиков из Европы и США.
Опыт внедрения системы управления проектами в компаниях России и Беларуси.
Читаю тренинги по управлению проектами, внедрению КСУП, автоматизированным инструментам управления проектами.
Сегодня я расскажу о том, что такое «Усвоенные уроки», зачем и как готовить этот документ. Также поделюсь накопленным опытом проектов, в которых принимал участие. По всем примерам хотелось бы услышать ваши предложения или пожелания (оставляйте в комментариях).
Что такое «Усвоенные уроки»?
Усвоенные уроки или Lessons learned — это документ, в котором команда проекта (или ее руководитель) документирует весь тот бесценный опыт, который был получен в ходе всего проекта. Подготовка этого документа — обязательный шаг при закрытии проекта.
Подробнее о закрытии проекта читайте в статье «Шесть шагов закрытия проекта«.
Как составить отчет «Усвоенные уроки»?
Какие разделы включают в себя «Усвоенные уроки»?
В состав документа я всегда включаю следующие разделы:
Все высказывания в документе должны носить конкретный характер. Очень важно, чтобы отчет был построен на фактах и подкреплялся документами или ссылками на них. Желательно, чтобы описываемый опыт мог быть применен в других проектах.
Вот хорошие примеры высказываний.
К разработке контента для системы команда проекта приступила с сильным опозданием без явных на то причин, что повлекло к превышению срока разработки программного продукта.
При разработке сайта было запланировано недостаточно итераций с подрядчиком, что повлекло превышение срока разработки web-сайта.
Цели и результаты проекта не были документированы, что привело к сложностям при закрытии проекта. Команда проекта не была формально создана, что привело к сложностям при контроле исполнения задач заказчика и исполнителя.
100% выделение времени руководителя проекта на проект сделало мероприятие более управляемым. Активное участие Заказчиков на совещаниях повысило приоритет проекта для его участников.
При больших сроках реализации проектов (более 5 месяцев) и большом количестве документации по проекту целесообразно делать скан-копии всех договоров со всеми внешними подрядчиками, а также главных документов по проекту (утвержденные ТЗ, спецификации требований, протоколы совещаний). Документацию целесообразно размещать в Проектном Офисе.
Была проведена сверка с 2240 клиентами. Торговые команды не оказали должной помощи в подписании актов сверки. Мотивационный фонд не повлиял на ситуацию. Ресурса финансовых контролеров не было достаточно, чтобы обеспечить сверку в установленный срок.
Примеры записей, которые я определил как некорректные:
Низкий уровень исполнительской дисциплины по проекту со стороны некоторых участников проектной группы. Мое мнение: нет понимания кто именно и почему.
Прежде чем приступать к выбору и тем более внедрению системы автоматизации (СА), необходимо формализовать бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать, затем определить требования к СА на основе составленной технологической карты и на ее основе составить техническое задание на внедрение. Мое мнение: такой опыт можно писать к каждому проекту автоматизации.
При реализации проекта в полной мере отработан комплексный подход по проектированию, строительству, тестированию, вводу в эксплуатацию и поддержке ИТ-инфраструктуры, представляющей сложный многокомпонентный комплекс оборудования и программного обеспечения (ЦОД). Мое мнение: опыт безусловно получен, но как можно использовать в других проектах.
В качестве резюме выкладываю несколько примеров документов для скачивания.
Итоговый отчет по проекту
Ребрендинг. Итоговый отчет по проекту
Интеграция систем. Накопленный опыт
Category – Управление проектами
Статьи: Управление проектами, Проектный офис, обучение персонала, автоматизация.
Когда я показал черновик этой статьи о закрытии проектов моему другу и партнеру Юрию Шиляеву, он воскликнул: «О! Я знаю как проиллюстрировать эту статью!» И на следующий день я обнаружил в ящике этот скан из книжки Скотта Адамса «Принцип Дилберта».
Каждый проект – это опыт обучения. Неудачи предупреждают нас, чтобы мы не повторяли тех же ошибок. Успехи помогают нам эффективно ориентироваться в наших текущих и будущих проектах. Для успешного управления проектом необходим надлежащий процесс фиксации неудач, побед и областей для улучшения. Именно это и делает метод извлечения уроков из проекта.
В этом посте мы рассмотрим, как эффективно избежать неудач проекта, используя извлеченные уроки. Шаблоны, представленные в этом посте, можно редактировать в режиме онлайн. Используйте их, чтобы продвинуться в решении задач.
Что такое извлеченные уроки проекта?
Извлеченные уроки – это основной – как положительный, так и отрицательный – опыт, собранный на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также по его завершении. Размышляя над этими знаниями и пониманием, вы можете преобразовать полученные знания в действия, необходимые для улучшения текущих систем и процессов и обеспечения успеха будущих проектов.
Для некоторых организаций извлеченные уроки в управлении проектами – это неформальный процесс, в ходе которого они обсуждают и документируют опыт проекта на этапе закрытия. Другие организации проводят сессию извлечения уроков в конце каждого этапа проекта. Менеджеры проекта, члены проектной группы, а также руководители группы могут участвовать в сессии извлеченных уроков для рассмотрения отчетов и принятия решений о том, как преобразовать полученные знания в действия.
Сессии по извлечению уроков могут проводиться на разных этапах проекта в зависимости от его сложности; в конце каждого этапа, по завершении проекта или в режиме реального времени по мере его выполнения.
Почему извлечение уроков должно быть неотъемлемой частью управления проектами
Документирование извлеченных уроков и их распространение в организации помогает избежать неудач и снизить их вероятность. Это также помогает создать передовой опыт, который можно использовать в будущих начинаниях.
Проведение сессий, посвященных извлеченным урокам, также способствует укреплению доверия между членами команды; предоставление им возможности поделиться собственным видением того, что было правильно и неправильно в ходе проекта, позволит им почувствовать себя более вовлеченными и будет способствовать их более активному участию в процессе управления проектом.
В конечном итоге, извлеченные уроки могут оказать реальное влияние на процессы в компании и на то, как работают команды.
Процесс извлечения уроков
Процесс извлечения уроков включает пять этапов. Их цель – извлечь важные уроки, полученные участниками встречи в ходе проекта, и определить, как успешно применить эти знания для достижения лучших результатов в будущих проектах. Шаги таковы,
Процесс извлечения уроков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Определить извлеченные уроки
Начните с анализа того, что прошло хорошо, а что не очень, в ходе проекта, который вы только что завершили, и что нужно улучшить. Это должно быть сделано во время сессии по извлечению уроков, в которой участвуют ключевые заинтересованные стороны проекта.
Вы можете использовать подобную таблицу, как показано ниже, для записи отзывов и ключевых моментов, обсуждавшихся во время сессии.
Шаблон извлеченных уроков (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Документировать полученные уроки
Следующим этапом процесса является документирование результатов с составлением подробного отчета. Он должен включать отзыв участника о сильных и слабых сторонах проекта и рекомендации по его улучшению.
После завершения работы над отчетом поделитесь им с соответствующими внутренними и внешними заинтересованными сторонами проекта. В то время как вы можете создать обзор подробного отчета для руководства, подробный отчет может быть отправлен в виде вложения для дальнейшего использования.
Проанализировать полученные уроки
На этом этапе процесса проанализируйте и систематизируйте полученные уроки, чтобы определить, как их применить. Затем принимается решение о необходимом обучении сотрудников и совершенствовании процессов управления проектами.
В качестве следующего шага вы можете составить план действий с указанием необходимых шагов, ответственных лиц/подразделений, ресурсов и сроков.
Шаблон плана действий (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Архивировать полученные уроки
Храните все документы об извлеченных уроках в легкодоступном месте, например, на общем диске (например, Google Drive), делая их легкодоступными для команды проекта, а также для других команд в организации и заинтересованных сторон.
Извлечение извлеченных уроков
Обратитесь к документам об извлеченных уроках, чтобы улучшить текущие процессы проекта. Оптимизируйте возможность поиска этих документов, создавая папки для каждого типа проекта и правильно организуя их по дате или названию проекта. Если инструмент, который вы используете для хранения отчетов, предлагает возможность поиска по ключевым словам, любому человеку будет гораздо проще их получить.
Как избежать неудач проекта с помощью извлеченных уроков
Вот несколько шагов, которые вы можете включить в процесс извлечения уроков для обеспечения успеха проекта.
Часто проводите заседания, посвященные извлеченным урокам
В проекте многое может пойти не так, как надо, особенно если речь идет о крупной комплексной инициативе. Поэтому хорошо бы записывать ключевую информацию раньше, а не ждать до конца проекта. По прошествии времени вы можете не сохранить ключевые идеи или, в случае неудачи, информация может быть намеренно пропущена.
Иметь стандартный процесс и набор инструментов
Многие организации часто не могут фиксировать уроки, полученные в ходе проектов, потому что у них нет определенного процесса.
Использовать уроки, полученные при планировании рисков
Во время оценки рисков нового проекта обратитесь к отчетам о прошлых извлеченных уроках соответствующих проектов, чтобы легко определить потенциальные риски. После этого можно переходить к разработке стратегий смягчения последствий.
Иметь команду, усвоившую уроки
Вы можете применять метод извлеченных уроков – или активно записывать опыт, мысли и впечатления в режиме реального времени – на протяжении всего проекта. Уточните, как вы будете применять метод, и выберите команду, которая будет принимать участие и играть активную роль.
Лучшей практикой является включение членов из разных областей проекта, чтобы собрать различные точки зрения. Количество членов команды должно составлять от 3 до 10 человек.
Ведение такого журнала регистрации опыта проекта поможет проводить более эффективные занятия по извлечению уроков.
Шаблон отчета об извлеченных уроках (нажмите на шаблон, чтобы отредактировать его онлайн)
Как бы вы использовали извлеченные уроки в управлении проектами?
В этом посте мы определили, что такое извлеченные уроки в управлении проектами, процесс извлечения уроков и как эффективно применять этот метод, чтобы избежать провала проекта, а также полезные шаблоны.
Убедитесь, что фиксация, анализ и извлечение уроков являются частью каждого вашего проекта. Не менее важным является планирование следующего набора шагов для эффективного применения полученных уроков. Эти постоянные усилия помогут воспитать культуру постоянного совершенствования в вашей организации.
Заметки на бегу: усвоенные уроки проекта