стр.
12 из 12
Запросы и их использование Что такое запрос
Если
структура базы данных предприятия
хорошо продумана, то исполнители,
работающие с базой, должны навсегда
забыть о том, что в базе есть таблицы, а
еще лучше, если они об этом вообще ничего
не знают. Таблицы — слишком ценные
объекты базы, чтобы с ними имел дело
кто-либо, кроме разработчика базы.
Если исполнителю надо получить данные
из базы, он должен использовать специальные
объекты — запросы.
Слово запрос
(query),
которое происходит от латинского
quoerere,
первоначально означало спрашивать
или узнавать. Затем оно стало
синонимом слов опрос, опознавание,
справка и вопрос. Поэтому запрос
можно представить как вопрос (или
справку), имеющий отношение к информации,
которая содержится в таблицах базы
данных.
Запрос в Microsoft
Access
— это требование предоставить информацию,
накопленную в таблицах Access.
Информацию можно получить с помощью
инструментов
запроса. Запрос может относиться к
одной или к нескольким связанным
таблицам. При этом Microsoft
Access
выдает только ту информацию, которую
вы запрашивали.
Запрос
можно адресовать одной таблице, однако
многие запросы к базам данных извлекают
информацию из нескольких таблиц.
В общем случае результирующая таблица
может не соответствовать ни одной из
базовых таблиц базы данных. Ее поля
могут представлять набор из полей разных
таблиц, а ее записи могут содержать
отфильтрованные и отсортированные
записи таблиц, на основе которых
формировался запрос. Лишь в тех случаях,
когда исполнитель не находит нужных
данных в результирующей таблице,
возникает необходимость готовить новый
запрос — это задача разработчика базы.
Все необходимые запросы разработчик
базы должен подготовить заранее. Если
запрос подготовлен, надо открыть панель
Запросы в окне База
данных, выбрать его и открыть двойным
щелчком на значке — откроется
результирующая
таблица, в которой исполнитель
найдет то, что его интересует.
Запрос – это требование на получение
определенной информации. Запросы
позволяют сфокусировать внимание именно
для тех данных, которые нужны для решения
текущей задачи.
-запрос на выборку (извлекает данные,
удовлетворяющие некоторым условиям,
из одной или нескольких таблиц и
отображает их в указанном порядке. Может
использоваться для расчетов сумм,
средних значений, количества записей
и т.д. Помещает выбранные данные в
динамический набор данных, т.е. при
изменении данных в таблице, на которой
основан запрос, данные в запросе
автоматически изменяются.)
-запрос с параметрами (выводит каждый
раз приглашение ввести значения заданных
параметров)
-перекрестный запрос (используется
для расчетов и представления данных в
структуре, облегчающей их анализ,
подсчитывает некоторые статистические
значения, после чего группирует результаты
в виде таблицы по двум наборам данных,
один из которых определяет заголовки
столбцов, а другой – заголовки строк.
Созданная таблица называется перекрестной.)
-Запрос на изменение (за одну операцию
изменяет или перемещает несколько
записей)
-Запрос на удаление записей. (удаляет
выбранные записи из существующей
таблицы)
-Запрос на добавление записей.
(копирует выбранные поля и записи из
одной таблицы в другую)
-Запрос на обновление записей.
(изменяет значение одного или нескольких
полей в выбранных строках таблицы)
-Запрос на создание таблицы. (создает
новую таблицу из одной или нескольких
таблиц и помещает в нее выбранные данные)
Возможности: Используя запросы,
можно проверять данные любым образом,
который мы в состоянии представить.
Можно отобрать таблицы, поля и записи,
содержащие необходимые для просмотра,
подведения итогов или использования в
вычислениях данные; отсортировать их;
создать отчеты и формы для отображения
указанной нами информации и даже создать
диаграммы для наглядного представления
данных.
Результат работы запроса называется
выборкой. Выборка не сохраняется в базе
данных; она создается заново каждый раз
при выполнении запроса и уничтожается
при его закрытии.
Возможности отчетов.
Отчет – это форматированное
представление данных, которое выводится
на экран, в печать или файл. Они позволяют
извлечь из базы нужные сведения и
представить их в виде, удобном для
восприятия, а также предоставляют
широкие возможности для обобщения и
анализа данных.
Возможности: Отчеты представляют
собой наилучшее средство представления
информации из базы данных в виде печатного
документа. По сравнению с другими
методами вывода данных на печать отчеты
обладают двумя принципиальными
преимуществами:
– отчеты предоставляют широкие
возможности для группировки и вычисления
промежуточных и общих итогов для больших
наборов данных;
– отчеты могут быть использованы для
получения красиво оформленных материалов,
наклеек и других документов.
В основном отчеты применяются для
просмотра «картины в целом», поэтому
часто базируются на многотабличных
запросах.
Типы запросов
Access поддерживает
различные типы запросов, которые можно
разбить на шесть основных категорий.